Excel-Import
Ab Rolle Archivar | Ab Standard-Tier
Der Excel-Import ist ab der Rolle Archivar und ab der Preisstufe Standard verfügbar. Er befindet sich in den Einstellungen im Tab 🎵 Notenarchiv.
Übersicht
Mit dem Excel-Import kannst du mehrere Stücke gleichzeitig ins Archiv einpflegen – ideal für die Erstbefüllung oder wenn viele Stücke auf einmal erfasst werden sollen.
Der Import-Workflow:
- Vorlage herunterladen – Excel-Datei mit korrekten Spalten und Beispieldaten
- Vorlage befüllen – Daten eintragen und speichern
- Datei hochladen – Datei in den Import-Bereich ziehen oder auswählen
- Vorschau prüfen – Validierung und Duplikat-Check ansehen
- Importieren – Gültige Zeilen in die Datenbank übernehmen
Vorlage
Klicke auf 📥 Vorlage herunterladen, um eine .xlsx-Datei mit zwei Sheets zu erhalten:
Sheet 1: Import
Enthält die Spalten mit zwei Beispielzeilen. Lösche die Beispiele und trage deine Daten ein.
Sheet 2: Hinweise
Zeigt alle erlaubten Werte für Auswahlfelder auf einen Blick.
Spalten-Referenz
| Spalte | Datenbank-Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Titel | title | ✅ | Name des Stücks |
| Komponist | composer | – | Name des Komponisten |
| Arrangeur | arranger | – | Name des Arrangeurs |
| Verlag | publisher | – | Verlagsname |
| Genre | genre | – | Siehe erlaubte Werte |
| Besetzung | ensemble_type | – | Siehe erlaubte Werte |
| Schwierigkeit | difficulty | – | 1–5 oder Textform |
| Standort | storage_location | – | Lagerort im Archiv |
| Anschaffungsdatum | acquisition_date | – | Datum (s. Formate) |
| Status | status | – | Standard: vollständig |
| Notizen | notes | – | Freitext |
| Erscheinungsjahr | publication_year | – | Ganze Zahl |
| Dauer | duration_seconds | – | Spieldauer (s. Formate) |
Erlaubte Werte
Genre
Die verfügbaren Genres werden vom Archivar in den Einstellungen verwaltet. Standard-Genres sind z.B.: Marsch, Polka, Walzer, Konzertant, Filmmusik, Volksmusik, Kirchenmusik, Sonstiges
Besetzung
Blasorchester, Kleine Besetzung, Bläsergruppe, Sonstiges
Schwierigkeit
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
1 oder Sehr leicht | Stufe 1 |
2 oder Leicht | Stufe 2 |
3 oder Mittel | Stufe 3 |
4 oder Schwer | Stufe 4 |
5 oder Sehr schwer | Stufe 5 |
Status
vollständig, Stimmen fehlen, beschädigt, unbekannt
Wenn kein Status angegeben wird, gilt automatisch vollständig.
Datumsformate
Das Anschaffungsdatum wird in mehreren Formaten erkannt:
| Format | Beispiel |
|---|---|
| Deutsch | 15.03.2024 |
| ISO | 2024-03-15 |
| Excel-Seriennummer | Wird automatisch konvertiert |
Dauerformate
Die Dauer (Spieldauer) akzeptiert:
| Format | Beispiel | Ergebnis |
|---|---|---|
| MM:SS | 4:30 | 4 Min. 30 Sek. |
| M:SS | 3:05 | 3 Min. 5 Sek. |
| Sekunden | 270 | 4 Min. 30 Sek. |
Validierung
Nach dem Hochladen wird jede Zeile einzeln geprüft:
- Rote Zeilen – Fehler (z.B. fehlender Titel, ungültiges Genre). Diese Zeilen werden nicht importiert.
- Gelbe Zeilen – Duplikate (Titel + Komponist bereits in der Datenbank). Können optional übersprungen werden.
- Grüne Häkchen – Gültig und importbereit.
Die Zusammenfassung über der Tabelle zeigt:
- Gesamtanzahl erkannter Zeilen
- Anzahl fehlerhafter Zeilen
- Anzahl Duplikate
- Anzahl importierbarer Zeilen
Fehler beheben
Bei Fehlern: korrigiere die Excel-Datei und lade sie erneut hoch. Die Vorschau aktualisiert sich sofort.
Duplikat-Erkennung
Der Import erkennt Duplikate auf zwei Ebenen:
- Innerhalb der Datei – Wenn zwei Zeilen denselben Titel und Komponisten haben, wird die zweite als Duplikat markiert.
- Gegen die Datenbank – Wenn ein Stück mit gleichem Titel und Komponisten bereits im Archiv existiert.
Über die Checkbox Duplikate überspringen kannst du entscheiden, ob erkannte Duplikate importiert werden sollen oder nicht.
Import durchführen
Klicke auf 📤 X Stücke importieren, um alle gültigen (und nicht-duplizierten) Zeilen in die Datenbank zu übernehmen.
- Bei Erfolg: Die Vorschau wird zurückgesetzt und eine Bestätigung angezeigt.
- Bei Teilfehlern: Eine Auflistung zeigt, welche Zeilen fehlgeschlagen sind und warum.
Jeder Import wird im Aktivitätsprotokoll dokumentiert.
Keine Dateien
Der Excel-Import erstellt nur die Stück-Einträge (Metadaten). Notenblätter (PDFs) müssen anschließend über die Stück-Detailseite hochgeladen werden.