Excel-Import

Ab Rolle Archivar | Ab Standard-Tier

Der Excel-Import ist ab der Rolle Archivar und ab der Preisstufe Standard verfügbar. Du erreichst ihn über den Button Excel-Import im Notenkatalog (neben „Neues Stück") oder direkt unter /import.

Übersicht

Mit dem Excel-Import kannst du mehrere Stücke gleichzeitig ins Archiv einpflegen – ideal für die Erstbefüllung oder wenn viele Stücke auf einmal erfasst werden sollen.

Der Import-Workflow:

1. Vorlage herunterladen – Excel-Datei mit korrekten Spalten und Beispieldaten
2. Vorlage befüllen – Daten eintragen und speichern
3. Datei hochladen – Datei in den Import-Bereich ziehen oder auswählen
4. Vorschau prüfen – Validierung und Duplikat-Check ansehen
5. Importieren – Gültige Zeilen in die Datenbank übernehmen

Vorlage

Klicke auf 📥 Vorlage herunterladen, um eine .xlsx-Datei mit zwei Sheets zu erhalten:

Sheet 1: Import

Enthält die Spalten mit zwei Beispielzeilen. Lösche die Beispiele und trage deine Daten ein.

Sheet 2: Hinweise

Zeigt alle erlaubten Werte für Auswahlfelder auf einen Blick.

Spalten-Referenz

Spalte	Datenbank-Feld	Pflicht	Beschreibung
Titel	title	✅	Name des Stücks
Komponist	composer	–	Name des Komponisten
Arrangeur	arranger	–	Name des Arrangeurs
Verlag	publisher	–	Verlagsname
Genre	genre	–	Siehe erlaubte Werte
Besetzung	ensemble_type	–	Siehe erlaubte Werte
Schwierigkeit	difficulty	–	1–5 oder Textform
Standort	storage_location	–	Lagerort im Archiv
Anschaffungsdatum	acquisition_date	–	Datum (s. Formate)
Status	status	–	Standard: vollständig
Notizen	notes	–	Freitext
Erscheinungsjahr	publication_year	–	Ganze Zahl
Dauer	duration_seconds	–	Spieldauer (s. Formate)

Erlaubte Werte

Genre

Die verfügbaren Genres werden vom Archivar in den Einstellungen verwaltet. Standard-Genres sind z.B.: Marsch, Polka, Walzer, Konzertant, Filmmusik, Volksmusik, Kirchenmusik, Sonstiges

Besetzung

Blasorchester, Kleine Besetzung, Bläsergruppe, Sonstiges

Schwierigkeit

Wert	Bedeutung
1 oder Sehr leicht	Stufe 1
2 oder Leicht	Stufe 2
3 oder Mittel	Stufe 3
4 oder Schwer	Stufe 4
5 oder Sehr schwer	Stufe 5

Status

vollständig, Stimmen fehlen, beschädigt, unbekannt

Wenn kein Status angegeben wird, gilt automatisch vollständig.

Datumsformate

Das Anschaffungsdatum wird in mehreren Formaten erkannt:

Format	Beispiel
Deutsch	15.03.2024
ISO	2024-03-15
Excel-Seriennummer	Wird automatisch konvertiert

Dauerformate

Die Dauer (Spieldauer) akzeptiert:

Format	Beispiel	Ergebnis
MM:SS	4:30	4 Min. 30 Sek.
M:SS	3:05	3 Min. 5 Sek.
Sekunden	270	4 Min. 30 Sek.

Validierung

Nach dem Hochladen wird jede Zeile einzeln geprüft:

• Rote Zeilen – Fehler (z.B. fehlender Titel, ungültiges Genre). Diese Zeilen werden nicht importiert.
• Gelbe Zeilen – Duplikate (Titel + Komponist bereits in der Datenbank). Können optional übersprungen werden.
• Grüne Häkchen – Gültig und importbereit.

Die Zusammenfassung über der Tabelle zeigt:

• Gesamtanzahl erkannter Zeilen
• Anzahl fehlerhafter Zeilen
• Anzahl Duplikate
• Anzahl importierbarer Zeilen

Fehler beheben

Bei Fehlern: korrigiere die Excel-Datei und lade sie erneut hoch. Die Vorschau aktualisiert sich sofort.

Duplikat-Erkennung

Der Import erkennt Duplikate auf zwei Ebenen:

1. Innerhalb der Datei – Wenn zwei Zeilen denselben Titel und Komponisten haben, wird die zweite als Duplikat markiert.
2. Gegen die Datenbank – Wenn ein Stück mit gleichem Titel und Komponisten bereits im Archiv existiert.

Über die Checkbox Duplikate überspringen kannst du entscheiden, ob erkannte Duplikate importiert werden sollen oder nicht.

Import durchführen

Klicke auf 📤 X Stücke importieren, um alle gültigen (und nicht-duplizierten) Zeilen in die Datenbank zu übernehmen.

• Bei Erfolg: Die Vorschau wird zurückgesetzt und eine Bestätigung angezeigt.
• Bei Teilfehlern: Eine Auflistung zeigt, welche Zeilen fehlgeschlagen sind und warum.

Jeder Import wird im Aktivitätsprotokoll dokumentiert.

Keine Dateien

Der Excel-Import erstellt nur die Stück-Einträge (Metadaten). Notenblätter (PDFs) müssen anschließend über die Stück-Detailseite hochgeladen werden.