Termine & Zusagen

Das Termine-Modul ist die zentrale Anlaufstelle für Proben, Auftritte und Versammlungen — mit Zusagen (RSVP), Erinnerungen, Anwesenheitserfassung und Kalender-Anbindung. Du findest es in der Navigation unter 03 Termine.

Verfügbarkeit

Der Termine-Kern (Termine ansehen, zu-/absagen, Kalenderansicht) ist in allen Preisstufen enthalten. Serientermine, Erinnerungen, Spielfähigkeits-Check und Anwesenheit gibt es ab Standard, Anwesenheits-Statistiken und den öffentlichen Kalender-Feed ab Premium — Details in der Tier-Übersicht.

Termin-Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Termine als Agenda (chronologisch gruppiert). Über die Tabs filterst du nach Typ:

• Probe — reguläre Probentermine
• Auftritt — Konzerte und Auftritte (mit Programm/Setlist)
• Versammlung — Sitzungen, Generalversammlung etc.

Auf großen Bildschirmen steht zusätzlich ein Monatsraster zur Verfügung. Geburtstage von Mitgliedern werden als eigene Zeilen eingeblendet.

Direkt in der Liste kannst du per Schnellaktion zu- oder absagen — auch die „Nächster Termin"-Karte auf dem Dashboard bietet Ein-Tap-RSVP.

Termin anlegen

Ab Rolle Archivar

Termine anlegen, bearbeiten und absagen können Benutzer mit der Rolle Archivar, Admin oder Eigentümer.

1. Klicke auf Neuer Termin
2. Wähle den Typ (Probe, Auftritt, Versammlung) und gib Titel, Datum/Uhrzeit und Ort ein
3. Sinnvolle Standardwerte (Zusagefrist, Erinnerungen) sind bereits gesetzt — Feinheiten findest du hinter Mehr Optionen:
   • Zusagefrist — bis wann Mitglieder antworten sollen
   • Erinnerungen — z.B. 7 Tage und 1 Tag vorher
   • Anzugsordnung — z.B. Tracht, Uniform, zivil (Liste konfigurierbar in den Vereins-Einstellungen)
   • Entwurf — Termin vorbereiten, ohne ihn zu veröffentlichen

Serientermine Standard+

Wiederkehrende Termine (z.B. „jeden Donnerstag Probe") legst du als Serie an. Einzelne Vorkommen können unabhängig bearbeitet oder abgesagt werden.

Absagen & Verschieben

Abgesagte oder verschobene Termine verschwinden nicht, sondern bleiben nachvollziehbar markiert. Betroffene Mitglieder werden automatisch per Mitteilung bzw. E-Mail informiert.

Zusagen (RSVP)

Jedes Mitglied beantwortet Termine mit einem Tipp: Zusagen oder Absagen (optional mit Begründung).

Opt-out oder Opt-in

Der Verein legt in den Vereins-Einstellungen → Termine den Modus fest:

Modus	Bedeutung
Opt-out (Standard)	Alle gelten als zugesagt — wer nicht kann, sagt ab. Typisch für Proben.
Opt-in	Alle müssen aktiv zusagen. Typisch für freiwillige Auftritte.

Zusage-Erinnerungen

Wer bis kurz vor Fristablauf nicht geantwortet hat, kann automatisch erinnert werden (per Push oder E-Mail — je nachdem, ob ein Gerät registriert ist).

Termin-Detail

Die Detailansicht zeigt:

• RSVP-Leiste — dein eigener Antwort-Status mit Schnellaktion
• Register-Übersicht — wer hat zugesagt/abgesagt/nicht geantwortet, gruppiert nach Stimmgruppen
• Programm — bei Auftritten die verknüpfte Setlist
• Anzugsordnung, Ort, Notizen

Spielfähigkeits-Ampel Standard+

Für jede Stimme prüft Pultwerk die Zusagen gegen die Mindestbesetzung (konfigurierbar je Stimme in den Vereins-Einstellungen):

• 🟢 Besetzung ausreichend
• 🔴 Unterbesetzt — es fehlen Zusagen

Dabei werden Ersatzstimmen-Ketten berücksichtigt: Ist z.B. für das Flügelhorn eine Ersatzstimme „Trompete" hinterlegt (Stimmenverwaltung → Fallback), zählt eine überzählige Trompete für die Flügelhorn-Besetzung mit.

Anwesenheit erfassen Standard+

Ab Rolle Archivar

Anwesenheit erfassen können Benutzer mit der Rolle Archivar, Admin oder Eigentümer.

Über Anwesenheit im Termin-Detail öffnest du die Abhakliste:

• Nach Registern gruppiert, mit Zusagen vorbefüllt — du korrigierst nur die Abweichungen
• Wer über den Probenmodus verbunden war, wird automatisch als anwesend eingetragen (mit Quellen-Markierung)

Anwesenheits-Auswertung Premium

Unter Termine → Auswertung (/events/report) siehst du die Anwesenheitsquote je Mitglied, filterbar nach Zeitraum und Termintyp — mit Excel-Export und Druck/PDF.

Kalender-Abo (iCal)

Persönlicher Feed Standard+

Unter Einstellungen → Kalender-Abo erzeugst du deine persönliche Feed-URL. Damit erscheinen alle Vereinstermine (inklusive deiner Zusage-Status) automatisch in deinem Kalender:

1. Feed erzeugen — die URL wird angezeigt
2. URL in deiner Kalender-App abonnieren (Apple Kalender: Ablage → Neues Kalenderabonnement; Google Calendar: Weitere Kalender → Per URL)
3. Bei Bedarf: Rotieren macht die alte URL ungültig (z.B. wenn sie versehentlich geteilt wurde)

Öffentlicher Feed für die Vereins-Website Premium

In den Vereins-Einstellungen → Termine kann ein öffentlicher Termin-Feed aktiviert werden (ICS- und JSON-URL) — z.B. um die Auftritte automatisch auf der Vereins-Website anzuzeigen. Der Feed enthält nur öffentliche Termindaten, keine Zusagen oder Mitgliederdaten.

Benachrichtigungen

Worüber du bei Terminen informiert wirst (neue Termine, Änderungen, Zusage-Erinnerungen), stellst du selbst unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein — siehe Persönliche Einstellungen. Pultwerk wählt den Kanal automatisch: App-Push, wenn du die iOS-App installiert hast, sonst E-Mail.